GTC 185

GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA 185

La Guía Técnica Colombiana (GTC) tiene como propósito brindar herramientas que facilitan la gestión documental en las organizaciones, con el fin de simplificar y organizar la presentación y el manejo de las comunicaciones impresas y electrónicas. A su vez busca contribuir con la disminución del tiempo y los costos, con buena calidad.

La guía tiene como base las normas NTC 3393, NTC 3234, NTC 3397, NTC 3394, NTC 3588, NTC 3369, NTC 3235 y NTC 4176, las cuales pierden vigencia con la publicación del presente documento normativo.

Esta guía presenta recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de documentos generados en las organizaciones, con el propósito de proyectar una adecuada imagen corporativa.

OBJETIVO 

Esta guia presenta recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de documentos generados en las organizaciones, con el proposito de proyectar una adecuada imagen coorporativa.

Tiene en cuenta los aspectos generales de las comunicaciones y presenta un orden para las partes de cada tipo de documento, con base en el estilo y la presentacion que demandan los protocolos organizacionales y que se establecen en los manuales de procedimientos de cada organizacion, para la produccion de documentos.

esta GTC esta dirigida a empresarios, directivos, instructores, asistentes administrativos, secretarios y todas aquellas personas involucradas en la generacion de documentos, para facilitar su elaboracion y presentacion.

TERMINOS Y DEFINICIONES

• Abreviatura: Representación de una palabra o grupo de palabras, obtenida por eliminación de algunas de las letras, sílabas finales o centrales de su escritura completa y, que siempre se cierra con un punto.

• Acrónimo: Vocablo conformado por diferentes letras iniciales y no iniciales de una razón social. Ejemplo: SENA: Servicio Nacional de Aprendizaje.

• Carta: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organización y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados. En algunas entidades se denomina oficio.

• Copia: Fiel reproducción del documento.

• Destinatario: Persona a quien va dirigida la comunicación

• Encabezado: Título de la comunicación que se realiza. Línea de identificación para indicar la continuidad del documento.
• Espacio: Distancia horizontal de la escritura, entre palabras o cifras, o ambas.

• Esquema: Representación gráfica y simbólica de la distribución que deben tener los textos de los documentos.

• Foliar: Acción de numerar las hojas.

• Logotipo: Símbolo que identifica a la organizaicón. Proyecta la imagen corporativa y hace fácil la identificación de la entidad que genera o produce la comunicación.

• Márgenes: Distancia que queda en blanco en cada uno de los cuatro lados de una página impresa.

• Membrete: Inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica.

• Mensaje electrónico: Comunicación escrita, a través de la Internet.

• Portada: Primera página del informe; contiene los datos requeridos para la identificación del documento.

• Radicación: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recifo o envío, con el propósito de oficializar el trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términos se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

• Razón social: Nombre que identifica a una organización.

• Redactor: Persona que genera y plasma ideas en una comunicación.

• Remitente: Nombre, apellidos y cargo del firmante.

• Rúbrica: Rasgo o rasgos de figura determinada, que cada persona escribe como parte de la firma, después de su nombre o título.

• Saludo: Frase de cortesía con la cual se inicia la comunicación.

• Sigla: Abreviatura conformada por las leltras iniciales de cada palabra de una razón social.

• Tercio: Cada una de las tres partes en se visualiza el sobre.

• Transcriptor: Persona responsable de elaborar, digitar o transcribir la comunicación.

• Zona: Espacio predeterminado para ubicación de un conjunto de datos imrpesos o escritos.

• Estilo: Distribución de las diferentes líneas que conforman la comunicación.

Algunos documentos utilizando GTC 185

CARTAS

La expedición de cartas u oficinas está a cargo de funcionarios o empleados autorizados mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones.

Se recomienda elaborar las cartas u oficios externos en formato carta, oficio A4, con logo, membrete y pie de página. Estos elementos deberían de estar preferiblemente en todas las hojas. Para las cartas u oficios internos, se recomienda que solo la primera hoja vaya con el logo, membrete y pie de página, las demás con el logo. Véase  Acuerdo 060 del AGN, de octubre del 2001.

La carta u oficio tiene como objetivos fundamentales informar y persuadir a su destinatario, para ello se recomienda tener en cuenta:

• tratar un solo tema por comunicación;
• redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;
• usar tratamiento respetuoso y cortes;
• utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización,  distribuir el texto de acuerdo con su extensión

UTILIZACIÓN DE LA CARTA

De acuerdo con los objetivos, la carta u oficio tiene los siguientes usos:

•  ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias;    
•  felicitar, invitar o convocar, y
•  hacer llamados de atención, entre otros.
•  informar sobre  un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes;
• regular o aclarar una situación;
• tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;
• dar respuesta a una comunicación recibida;
• reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente;
• solicitar detalles sobre un asunto determinado;
• impugnar o corregir una situación;
• confirmar eventos ocurridos o pendientes;
• solicitar o remitir información, documentos u objetivos;

CLASES DE CARTAS U OFICIOS

Independientemente del estilo y según su contenido, existen varias clases, entre las cuales se destacan:

• Organizacionales: se producen en el desarrollo de las actividades de la                   
• Organización oficiales: se produce en las oficinas  públicas y organizaciones del Estado, y
• Personales: se producen entre quienes se conocen, en ellas se permite     utilizar un lenguaje informar.

PARTES DE LA CARTA

                                                                                                    

•  Lugar de origen y fecha de elaboración
•  Destinatario
•  Denominación o título Código académico
•  Nombre del destinarlo
•  Cargo
•  Organización
•  Dirección
•  Nombre del lugar de origen
•  País
•  Asunto
•  Salud
•  Texto
•  Despedida
•  Remitente y firmas responsables
•  Líneas especiales
•  Anexos
•  Copias
•  Identificación del transcriptor
•  Paginas subsiguientes

EJEMPLO

MEMORANDO

Son comunicaciones escritas que se utilizan para transmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización.

CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN

Se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Utilizar los formatos normalización en los manuales de cada organización;

• redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y en modo impersonal en primera persona en plural;

• distribuir el texto de acuerdo con su extensión y;

• tratar preferiblemente un solo tema por memorando.

 UTILIZACIÓN

• El memorando puede tener uno de los siguientes objetivos:
• Informar sobre un hecho de forma breve;
• expresar necesidades;
• hacer requerimientos;
• regular o aclarar una situación;
• tramitar, desarrollar o diligenciar un asunto;
• dar respuesta a una comunicación recibida;
• retirar información, requerimiento o solicitud urgente;
• conocer detalles sobre un aspecto determinado;
• impugnar o corregir una situación;
• confirmar eventos ocurridos o pendientes;
• solicitar o remitir información, documentos u objetivos;
• felicitar,  invitar o convocar a reuniones no protocolarias, y
• hacer llamados de atención, entre otros;

    PARTES DEL MEMORANDO

  

•     Encabezado
•     Denominación del documento    
•     Código 
•     Fecha
•     Encabezamiento
•     Destinatario y remitente  
•     Asunto
•     Texto
•     Despedida 
•     Remitente y firmas responsables 
•     Líneas especiales

EJEMPLO

CIRCULAR

    Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente.

CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE LOS CIRCULARES

     La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter general.

     La circular con carácter interno se utiliza para informar disposiciones, normas, lineamientos y políticas y la circular externa para dar a conocer reglas de negocios, nuevos productos o servicios, entre otros.

     Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

•      Tratar solo un tema
•      iniciar y finalizar el texto con una clase de cortesía;
•      redactar en forma clara, precisa, concreta y precisa concisa;
•      usar un tratamiento respetuoso y cortes;
•      emplear un estilo gramatical  natural, sencillo y continuo;
•   utilizar los formatos normalizados en el manual de procedimientos de cada organización, y
•      distribuir el texto de acuerdo con su extensión.

 

CLASES DE CIRCULARES 

•       La circular general se dirige a un grupo específico de personas.

•       La carta circular está dirigida en forma personalizada.

PARTES

•     Encabezado
•     Código  
•     Lugar de origen y fecha de elaboración
•     Encabezamiento y destinatarios
•     Asunto
•     Saludo
•     Texto
•     Despedida
•     Remitente y firmas responsables
•     Líneas especiales
•     Identificación de páginas subsiguientes

EJEMPLO

ACTAS

Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación.

De acuerdo con la importancia o características específicas del acta, cada organización debe cumplir con lo ordenado en la legislación vigente y en algunos casos se debe registrar o presentar ante la entidad competente; en este caso el acta se debe elaborar en papel con membrete.

CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS ACTAS

•      Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne, se debe aclarar si el carácter de la reunión es ordinario o extraordinario.
• 
  
•   Cada acta que se elabore debe expresar lo tratado en una reunión o situación específica, sin describir detalles intrascendentes.
• 
  
•    Las actas se redactan en tiempo pasado, excepto las de descargo que deben redactarse en tiempo presente. Ningún párrafo debe iniciar con gerundio.  Se recomienda no redactarlas con lenguaje telegráfico; tampoco deben presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.
• 
  
•    Los párrafos deben ser concisos, claros y con énfasis en las decisiones tomadas. Sin embrago, por solicitud expresa de algún participante, se anotan las discrepancias o aclaraciones necesarias.
• 
  
•      La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.

•    Cuando haya lugar a vocaciones, se indica el número de votos emitidos a favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos, se registran los resultados y los nombres completos.

•     Se indica el nombre de la persona que presenta una moción y no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella. Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de los dos asistentes, se hace con su nombre completo.

UTILIZACIÓN DE LAS ACTAS

    Las actas se utilizan como registro de todo lo acontecido y acordado en una reunión o situación específica.

CLASES DE ACTAS

     Existen varias clases de actas entre las cuales se destacan:

•     Actas de comités;
•     actas de concejo municipal;
•     actas de consejos;
•     actas de junta directiva;
•     actas de asambleas;  
•     actas de reuniones administrativas;
•     actas de levantamientos de cadáveres;
•     actas de baja de inventarios;
•     actas de eliminación de documentos;
•     actas de sociedades y
•     actas de entrega.

PARTES DE LAS ACTAS

  

•     Titulo
•     Denominación del documento y número
•     Encabezamiento
•     Lugar de origen y fecha de la reunión
•     Hora
•     Lugar
•     Asistentes 
•     Representaciones
•     Invitados
•     Ausentes
•     Orden del día
•     Desarrollo
•     Compromisos
•     Convocatoria
•     Firmas, nombres y cargos
•     Líneas especiales
•     Paginas subsiguientes

EJEMPLO

INFORMES

     La expedición de informes está a cargo de funcionarios o empleados autorizados, mediante acto administrativo o el cumplimiento de sus funciones.

     Los informes se elaboran en papel con logo símbolo, de acuerdo con las normas internas de la organización.

CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN

•     Tratar solo un tema
•     redactar en forma clara, precisa, concreta y precisa concisa;
•     usar un tratamiento respetuoso y cortes;
•     redactar en forma impersonal (se proyecta, se estudió);
•     utilizar los formatos normalizados de acuerdo con los manuales de la organización;
•     disponer el orden en que se van a describir y contar las actividades realizadas,  y
•     elegir el lenguaje técnico adecuado, así como el tono para presentar los hechos.

UTILIZACION DEL INFORME

     De acuerdo con los objetivos del informe, se recomienda que el remitente tenga en cuenta los siguientes usos:

•     regular o aclarar una situación.
•     Informar sobre un hecho,  expresar necesidades o hacer requerimientos;
•     tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;
•     retirar información, requerimiento o solicitud urgente;
•     impugnar o corregir una situación, y
•     presentar detalles sobre un aspecto determinado.

 CLASES DE INFORMES

     Los informes pueden ser:

•      Resumen ejecutivo, quien tiene de una a tres paginas
•      informe corto que consta de una a 10 páginas y
•      informe extenso, de 11 páginas en adelante

     RESUMEN EJECUTIVO

     Este tipo de informe breve su usa para:

•      Informar sobre el desarrollo de un evento organizacional;
•   Dejar constancia del procedimiento realizado durante la verificación de asuntos administrativos;
•      Reportar eventos extraordinarios ocurridos durante una reunión,
•      Dar a conocer diferentes aspectos sobre visitas administrativas o de verificación;
•    Presentar resume sobre el comportamiento inadecuado de un equipo (maquinaria) grupo de personas o de un individuo

    -Puede tener o no portada. En caso de no tenerla se reemplaza por un  encabezamiento.

    Se recomienda que el resumen contenga:

•    Encabezamiento, conformado por razón social, dependencia, número o código, título, lugar de origen y fecha de elaboración;
•     Autoría del resumen ejecutivo; objetivos;
•     Numerales o temas;
•     Conclusiones y recomendaciones, y
•     Firma.

EJEMPLO

HOJA DE VIDA CORPORATIVA

     Es la relación de los datos personales, la información laboral, académica y la experiencia y competencias de una persona, que registra y conserva la organización a la cual ésta se encuentra vinculada laboralmente. Este documento se genera dentro de la organización y se alimenta con las actividades, logros, eventos y novedades que acontecen durante el desempeño laboral del colaborador en la organización.

CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN

•     Para su presentación, se aconseja tener en cuenta las recomendaciones del capítulo 4 de esta guía que sean aplicables a este tipo de documento.

•     Se recomienda que la información sea breve, clara, precisa y veraz

   

PARTES DE LA HOJA DE VIDA CORPORATIVA

•     Identificación del documento
•     Nombre
•     Datos básicos
•     Información laboral
•     Información académica
•     experiencia laboral
•     investigaciones, publicaciones y distinciones o premios
•     sobres comerciales

CARACTERÍSTICAS DE LA PRESENTACIÓN

•     Al registrar los datos del destinatario, éstos deben ser iguales a los consignados en la comunicación, en forma clara y completa.

•     Se recomienda que el sobre coincida en color, calidad y diseño con la papelería de la organización.

•      Se recomienda que el sobre tenga impreso el membrete de la organización.

•      Para el diseño de sobres grandes, se recomienda tener en cuenta las zonas
• 
  
•    Se sugiere que el tamaño del sobre para envío de anexos permita guardarlos sin dobleces

•    Para distribuir mejor la información en un sobre de tamaño grande, se recomienda escribir los datos del destinatario en mayúscula sostenida, a interlineación de uno y medio, en  el tercio que le corresponde.

•     La impresión de los datos tanto del remitente como del destinatario, en sobres grandes, puede hacerse en sentido vertical u horizontal. En este último caso se deja la solapa hacia el lado derecho.

•      Para las organizaciones que manejan el correo centralizado, se recomienda escribir en el sobre, el nombre o código de la dependencia remitente, debajo de la información de la zona 1.

•     Cuando se utiliza servicios especiales de correo, se escribe el número de teléfono (fijo o móvil) del destinatario en el renglón anterior al del lugar de origen y el del remitente debajo de los datos de la zona 1

•    Al utilizar etiqueta, ésta debe adherirse centrada en el segundo tercio del sobre. Se recomienda que tenga el tamaño apropiado para escribir los datos completos del destinatario.

    CLASES DE SOBRES

     Según su uso, los sobres se clasifican en:

•     sobre oficio con ventanilla o sin ventanilla;
•     sobre carta con ventanilla o sin ventanilla;
•     sobre para tarjeta, y
•    Sobre de manila (extra oficio, oficio, carta y media carta, con ventanilla o sin ventanilla).

    De acuerdo con su destino, en:

•     local,
•     nacional e
•     internacional

UTILIZACIÓN

  

    Proteger el documento y la información.

EJEMPLO